Bagaimana Teknik Membuat To-Do List yang Efektif?
Pernahkah Anda bertanya bagaimana cara membuat to-do list yang efektif sehingga dapat dengan mudah dan bersemangat untuk kita kerjakan? Tentu Anda familiar dalam membuat to-do list untuk merenacanakan apa yang ingin Anda lakukan esok atau hari ini. Anda pasti mengetahui bahwa salah satu manfaat yang dirasakan (setidaknya yang saya rasakan) adalah membuat kita menjadi ingat tentang apa yang perlu dikerjakan di hari ini.
Tapi sebentar…. mengapa kita sudah bikin to-do list tapi masih juga banyak yang tidak tercapai, ya? Apakah caranya salah atau bagaimana nih?
Di tengah banyak aktivitas yang harus dikerjakan, membuat to-do list akan memudahkan kita memprioritaskan mana aktivitas yang penting di hari itu dan mana yang tidak. Tentang salah satu teknik efektif dalam membuat to-do list ini, saya jadi teringat sebuah kisah klasik di buku Good Strategy / Bad Strategy yang ditulis oleh Richard Rumelt. Kisah ini adalah tentang Andrew Carnegie dan Frederick Taylor, yang merupakan salah satu konsultan bisnis terkemuka saat itu dan merupakan salah satu tokoh bersejarah dalam keilmuan teknik industri sebagai father of scientific management yang banyak membantu efisiensi industri meningkat. Pada 1890, Andrew Carnegie yang dikenal sebagai salah satu pengusaha baja bertemu dengan Taylor yang masih muda. Saat itu Taylor sedang mengemukakan gagasannya mengenai scientific management untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Namun, Carnegie saat itu sepertinya tidak tertarik (asumsi saya karena konsepnya terlalu teoretis). Sehingga Carnegie pun akhirnya bertanya suatu hal yang dalam buku ini sebenarnya diniatkan untuk melakukan mocking (mengejek) terhadap Taylor.
“young man, if you can tell me something about management that is worth hearing, I will send you a check for ten thousand dollars.”
(“anak muda, jika Anda bisa memberitahu saya tentang manajemen yang layak untuk saya dengarkan, saya akan mengirim Anda cek senilai 10,000 dolar”)
“Mr. Carnegie,” Taylor replied, “I would advise you to make a list of the ten most important things you can do. And then, start doing number one.”
(Tuan Carnegie, Saya menyarankan Anda untuk membuat sebuah daftar dari 10 hal terpenting yang dapat Anda lakukan di hari itu, lalu Anda lakukan dari nomor 1)
Sejarah kemudian menuliskan bahwa satu minggu setelahnya Taylor menerima cek sebesar 10,000 dolar dari Andrew Carnegie.
Apa yang bisa kita pelajari dari kisah sederhana ini?
To-do list, walaupun terlihat sederhana, namun ternyata harganya mahal ya, sampai $10,000. Sebagai seorang yang senang mempelajari bagaimana teknik manajemen waktu yang efektif, salah satu advice yang coba saya terapkan untuk diri saya untuk mengatur waktu adalah nasihat ini. Simpel. Terlepas dari apakah kisah ini benar atau tidak, saya memutuskan untuk menjalaninya sejak tahun 2006 saat SMA dan alhamdulillaah mendapat manfaat yang luar biasa dari teknik yang sederhana ini. Bahkan hingga saat ini, ketika saya menempuh studi PhD di Delft University of Technology, saya masih menerapkan teknik ini. Biasanya saya meluangkan waktu sebelum tidur atau di pagi hari setelah subuh untuk menuliskan tentang 10 aktivitas terpenting yang akan saya lakukan, untuk kemudian saya kerjakan dari nomor satu.
Namun, saya menambahkan sedikit pertanyaan spesifik untuk to-do list saya. Saya akan menuliskan 10 hal tersebut berdasarkan dari jawaban ini:
- “Hal penting apakah yang harus saya selesaikan hari ini untuk mencapai tujuan jangka menengah / panjang saya”?
- “Hal penting apakah yang harus saya lakukan hari ini untuk dapat mendatangkan kesempatan baru untuk saya di masa yang akan datang?”
- “Hal penting apakah yang harus saya lakukan untuk menumbuhkan kapasitas diri saya?”
- “Hal penting apakah yang harus saya lakukan hari ini untuk membantu keluarga atau meringankan beban sesama?”
Beberapa contoh jawabannya adalah sebagai berikut (hanya ilustrasi):
Untuk pertanyaan pertama. Ambil contoh bahwa salah satu goals jangka menengah saya adalah lulus PhD. Maka hal – hal penting yang harus saya lakukan hari ini adalah:
- Menulis section discussion untuk draft artikel jurnal 1
- Melakukan cleaning data logistik maritim agar siap diolah dan dianalisis
Untuk pertanyaan kedua, misalnya:
- Menghubungi xxxxx untuk berdiskusi tentang riset logistik maritim
- Mengontak xxxxx di perusahaan xxxxx untuk follow up penawaran pelatihan inovasi bisnis
Untuk pertanyaan ketiga, misalnya:
- Mendaftar Graduate School Course: Data Visualization using R
- Membaca buku Good Strategy / Bad Strategy by Richard Rumelt
Untuk pertanyaan keempat, misalnya:
- Mengajarkan anak membaca Al-Quran
- Mengirimkan uang senilai xxxx untuk wakaf tanah pembangunan masjid di kota xxxx
Teknik simpel ini alhamdulillah (setidaknya) buat saya menjadi hal yang cukup simpel namun efektif untuk membuat hari menjadi lebih produktif. Jika memang teknik ini cocok, maka Anda juga bisa mencobanya. Siapa tahu, teknik ini juga berguna untuk Anda. Saya biasa menggunakan perangkat lunak Things (MacOS / iOS) untuk membantu saya menuliskan hal – hal ini. Oh ya, saya biasa membagi aktivitas saya menjadi 2 zona waktu. Zona waktu 1 itu dari pagi ke siang (jam 07.00 – 15.00) dan zona 2 itu dari siang ke petang (15.00 – 20.00). Untuk aktivitas zona 1 biasanya saya gunakan untuk melakukan hal – hal yang membutuhkan konsentrasi atau beban kognitif tinggi (intinya perlu banyak berpikir :D), dan zona waktu 2 untuk melakukan aktivitas yang sudah agak santai. Berikut adalah ilustrasinya:
Saya biasa memberikan teknik ini dalam pelatihan manajemen waktu yang saya bawakan akhir-akhir ini, seperti di Kementerian Keuangan, Universitas Maranatha, atau CKB (Cipta Krida Bahari) Group, dan alhamdulillaah ada saja alumni pelatihan yang nyangkut dan cocok dengan teknik ini.
Jadi, bagi sahabat yang mungkin bertanya, “bagaimana cara untuk membuat to-do list?” Karena kok rasanya saya membuat to-do list tapi tidak ujung – ujungnya tidak ada yang dikerjakan. Nah, cara di atas mungkin bisa dicoba. Tidak perlu menuliskan semua hal yang ingin dikerjakan, namun fokus aja pada 10 hal penting di hari itu. Jika 10 ini ternyata juga masih terlalu banyak, maka bisa disesuaikan dengan hanya menuliskan 5 atau 3 hal yang penting saja. Karena dalam kenyataannya, ada 1 hal penting yang jika dikerjakan membutuhkan waktu setengah hari. Maka teknik di atas menurut saya dapat dibuat fleksibel sesuai dengan jenis pekerjaan yang ingin kita lakukan di hari tersebut.
Sharing saya terkait teknik di atas hanya untuk tujuan berbagi, tanpa adanya jaminan bahwa cara tersebut bekerja juga untuk Anda. Namun, bagi Anda yang belum mencoba, siapa tahu ini adalah teknik yang cocok untuk Anda. Semoga bisa bermanfaat, ya!
Salam,
Arry Rahmawan
Referensi:
Rumelt, R. P. (2011). Good strategy, bad strategy: The difference and why it matters. Crown Business.
Image Credit: (Sheet mockup psd created by freepik – www.freepik.com)
Leave a Comment