Strategi Manajemen Waktu dalam Pekerjaan / Karir (Lessons Learned from PhD Journey)

Alhamdulillah pada pagi ini saya diberikan kesempatan untuk sharing terkait dengan how to work smarter di Asuransi Astra, yang inti pesannya adalah memberikan strategi manajemen waktu dalam pekerjaan agar lebih efektif. Salah satu poin yang merupakan pertanyaan besar saat ini adalah bagaimana caranya kita mengatur waktu dalam bekerja. Pertanyaan ini menjadi hangat ditanyakan akhir – akhir terutama karena berubah-ubahnya ritme kerja (apalagi karena adanya COVID-19). Ritme kerja yang terkadang full work from home, work from office, work from anywhere, atau hybrid memiliki tantangan tersendiri bagi kita untuk bisa efektif dalam bekerja. Maka dari itu pada tulisan blog kali ini saya ingin berbagi tentang sedikit materi yang saya sampaikan untuk peace mate (sebutan tim Asuransi Astra) dalam friday knowledge sharing hari ini.

Strategi manajemen waktu dalam pekerjaan yang efektif, seperti apakah kira – kira?

Lalu, bagaimana strategi mengatur waktu dalam bekerja agar lebih efektif? Saya di sini ingin berbagi tentang pengalaman saya dalam berinteraksi dengan supervisor PhD saya, yang menurut saya adalah orang yang sangat passionate dalam bekerja namun juga seimbang dalam hidupnya. Melalui interaksi dengan beliau sehari – hari, baik secara personal dan profesional, saya menemukan ada beberapa lesson learned yang bisa dipelajari. Oh ya sebelumnya saya punya dua supervisor, yang satu orang Belanda dan yang satunya lagi orang China. Jadi saya lengkap bisa merasakan bagaimana perbedaan kultur kerja keduanya. Apa saja pelajaran penting yang bisa diambil sebagai strategi manajemen waktu dalam pekerjaan? Berikut adalah beberapa strateginya.

Strategi Manajemen Waktu dalam Pekerjaan yang Efektif #1: Memperjelas Komitmen Pekerjaan dalam Tim

Untuk meningkatkan efektivitas kerja dalam tim, saya belajar bahwa kejelasan komitmen pekerjaan itu menjadi penting. Apa yang saya maksud dengan komitmen pekerjaan di sini adalah sekurang-kurangnya dua: clear deliverables dan clear deadline. Clear deliverables maksudnya adalah output yang perlu dilaporkan itu jelas bagaimana bentuk dan formatnya. Sementara clear deadline itu jelas kapan batas waktu di mana pekerjaan tersebut harus dikumpulkan. Sehingga, apabila saya mendapatkan tugas tambahan dari supervisor misalnya, maka saya akan mencoba untuk bertanya seperti apakah output yang diharapkan dan kapan laporannya harus saya submit.

Saya pernah merasakan hari – hari di mana ketika saya mendapatkan beberapa ide untuk riset saya dari supervisor, saya seperti hilang arah karena tidak tahu seperti apa bentuk output nya dan kapan deadline nya. Maka biasanya saya berinisiatif untuk mengajukan ide seperti apa outcome nya nanti dan kapan tenggatnya, karena mendapat tugas tanpa tahu apa bentuk akhir (deliverables) dan kapan deadline nya sangatlah tidak enak, hehe.

Strategi Manajemen Waktu dalam Pekerjaan yang Efektif #2: Menyelesaikan Pekerjaan Mandatory terlebih dulu, baru pekerjaan yang sifatnya Voluntary

Apa yang dimaksud pekerjaan mandatory adalah pekerjaan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kita, sementara pekerjaan voluntary adalah segala pekerjaan yang di luar tanggungjawab kita, tidak berdampak langsung pada KPI kita, namun penting kita lakukan secara sukarela. Sebagai PhD Students, salah satu pekerjaan mandatory adalah mengumpulkan data, mengolah data, menulis artikel untuk publikasi. Sementara pekerjaan voluntary adalah aktif sebagai pengurus perhimpunan pelajar Indonesia (PPI), mengajarkan atau sharing dengan kolega, dan lain sebagainya.

Tentu saja saya memprioritaskan untuk menyelesaikan hal mandatory terlebih dulu. Namun, bukan berarti ketika ada pekerjaan yang tiba – tiba datang atau bersifat voluntary, langsung saya tolak. Sebagai contoh, saya pernah diminta untuk menjadi konsultan di kementerian perhubungan atau corporate trainer di beberapa perusahaan, maka saya tidak langsung menolaknya. Biasanya yang voluntary ini saya kumpulkan terlebih dulu, untuk kemudian saya kerjakan setelah yang mandatory selesai. Umumnya pekerjaan voluntary ini saya pilih berdasarkan mana pekerjaan yang align dengan professional goals saya di masa depan.

Strategi #3: Memprioritaskan yang bersifat task chain, baru personal task

Sebagai PhD Researcher, seringkali kita mengerjakan pekerjaan berupa sub-project yang melibatkan orang lain. Melibatkan orang lain ini seringkali membentuk dengan apa yang namanya task chain, yaitu rantai kerja di mana satu orang harus menyelesaikan sub-task sehingga orang lain baru bisa melaksanakan kerja. Nah, saya belajar di sini bahwa apabila kita bingung memprioritaskan mana di pekerjaan yang harus dilakukan, maka kita bisa cek pekerjaan yang berupa task chain untuk diprioritaskan karena itu menyangkut juga dengan pekerjaan orang lain. Selain itu, memprioritaskan task chain akan meningkatkan kredibilitas kita dan meningkatkan kepercayaan orang lain untuk bekerja bersama kita.

Strategi #4: Menggunakan Prinsip Underpromise, Overdelivery

Salah satu hal yang saya pelajari dari supervisor saya adalah mereka menggunakan prinsip under promise namun over deliver. Hal yang saya suka adalah misalkan untuk memberikan feedback artikel yang saya tulis, profesor saya mengatakan 2 minggu lagi, namun sudah dikirim dengan feedback yang sangat baik dan mendetil sebelum 2 minggu. Hal inilah juga yang dinasihati oleh Profesor saya, “Kalau sekiranya kamu bisa menyelesaikan pekerjaan 3 hari, ajukan deadline 5 hari untuk mengantisipasi hal tidak terduga. Jangan sebaliknya, kalau kamu tahu baru bisa menyelesaikan pekerjaan 3 hari, jangan mengajukan untuk dikirimkan besok. Ini adalah salah satu teknik manajemen waktu terbaik dalam bekerja bersama tim: under promise, over deliver”

Strategi #5: Aligning with Your Professional Goals (Big Picture)

Masa – masa krusial saya pada saat PhD adalah di tahun pertama, di mana pada waktu itu saya bermasalah terkait dengan motivasi dalam menyelesaikan riset. Ada beberapa faktor waktu itu, yaitu karena supervisor saya pindah, maka topik riset saya menjadi tidak jelas. Sehingga pada waktu itu saya seperti kehilangan arah dan merasa bahwa apa yang saya lakukan tidak nyambung dengan visi besar saya dalam hidup.

Seiring berjalannya waktu, saya pun di coaching dengan kesabaran luar biasa dari supervisor saya terkait dengan topik PhD yang akan saya selesaikan. Berkali – kali saya diingatkan oleh Profesor saya untuk memilih topik yang align dengan cita – cita profesional saya di kemudian hari. Setelah kontemplasi, saya pun memutuskan untuk masuk ke bidang yang masih baru saya tekuni: Maritime Network Analytics. Dengan memilih bidang ini, saya merasa bahwa riset saya bermakna karena hasilnya bukan hanya akan mengantarkan saya meraih PhD, tetapi juga bisa diaplikasikan untuk negara. Hal ini juga sejalan dengan cita – cita saya untuk menjadi Profesor bidang data analytics, simulation, and modeling, khususnya di bidang aplikasi transportasi dan maritim.

Pelajaran yang saya dapatkan adalah ketika pekerjaan yang kita lakukan saat ini sejalan dengan aspirasi kita di masa depan, maka kita akan mendapatkan dorongan semangat yang jauh lebih besar. Kesesuaian antara aspirasi kita dengan pekerjaan yang kita lakukan ini dapat memunculkan internal motivation yang bahkan membuat kita bekerja dengan sukarela dan terus semangat. Ini juga yang saya temukan pada Profesor saya, di mana beliau dapat bekerja hingga jam 3 – 4 pagi (saya pernah bimbingan jam 3 pagi), dan sudah mengajar di kelas pukul 8 pagi di hari yang sama. Ketika saya tanya apa yang membuatnya begitu bersemangat, karena memang sesuai dengan value nya, yaitu: contribution.

Itulah 5 strategi yang bisa saya bagikan terkait dengan strategi manajemen waktu dalam pekerjaan atau karir. Tentu tidak menutup kemungkinan ada strategi – strategi lainnya. Namun, alhamdulillah selama ini dengan pendekatan 5 strategi di atas, saya mendapatkan feedback positif dari klien-klien korporat saya. Semoga kelima strategi itu juga bisa bermanfaat untuk sahabat semuanya, ya! Jika misalkan ada strategi lain yang mungkin terlewat dan penting untuk diketahui oleh para pembaca, dipersilakan untuk sharing pada kotak komentar di bawah.

Salam,
Arry Rahmawan Destyanto