Selama setahun terakhir, di tengah – tengah kesibukan saya sebagai PhD Researcher di Delft University of Technology, alhamdulillaah saya banyak mendapat kesempatan menjadi instruktur dan konsultan problem solving di berbagai perusahaan Indonesia. Di tengah kondisi yang saat ini tidak menentu, seperti Pandemi COVID-19, perang Rusia-Ukraina, fluktuasi inflasi yang semakin tidak terprediksi, sangat wajar apabila banyak perusahaan kemudian berupaya meningkatkan kapasitas karyawannya agar memiliki soft skill untuk memecahkan masalah yang lebih efektif.
Adapun salah satu cara agar kita dapat efektif memecahkan masalah, apapun itu baik di Bisnis, masalah Personal, atau kebijakan publik, yaitu membuat apa yang dinamakan problem statement. Ya, Problem Statement merupakan sebuah pernyataan masalah yang ingin diselesaikan.
Berdasarkan pengalaman saya sebagai instruktur, salah satu hal yang membuat saya kaget adalah betapa karyawan atau bahkan middle atau top management perusahaan masih sulit untuk bisa merumuskan apa itu problem statement yang baik dalam pemecahan masalah. Artikel ini akan sedikit membahas secara khusus bagaimana kita merumuskan problem statement, sehingga kita dapat memecahkan masalah yang ada dengan lebih efektif. Karena apabila masalahnya saja tidak dapat kita definisikan dengan jelas, bagaimana mungkin kita bisa memecahkannya?
Apa itu yang dinamakan masalah (Problem)?
Sebelum saya menjelaskan tentang apa itu Problem Statement, maka biasanya saya akan bertanya dulu kepada peserta pelatihan, “Apa sih sebenarnya yang dinamakan dengan problem atau masalah?“. Walaupun dalam kehidupan sehari – hari kita sangat sering mendengar kata ‘masalah’, namun ketika kita diminta menjelaskan apa itu masalah, maka terkadang kita sulit untuk mengungkapkannya dengan kata – kata.
Daam tulisan kali ini, saya mengartikan masalah sebagai:
“Masalah adalah ketidaksesuaian antara apa yang kita harapkan, dengan apa yang saat ini sedang terjadi.”
Definisi masalah itu cocok untuk diterapkan di mana saja, dan dapat Anda analogikan untuk masalah apa saja. Apabila saat ini Anda memiliki masalah keuangan, maka pasti ada ketidaksesuaian antara apa yang Anda harapkan dengan yang saat ini terjadi dengan diri Anda. Begitu pula dengan masalah yang terjadi di keluarga, hubungan sosial dengan kolega, pekerjaan, bisnis, dan lain sebagainya.
Maka pastikan dulu sebelum kita masuk lebih jauh untuk membuat Problem Statement, maka kita tahu dulu apa masalah itu. Kalau dulu dosen – dosen saya di Teknik Industri seringkali menekankan bahwa intinya masalah itu adalah gap antara yang ideal dengan realita. Semakin besar gap nya, maka akan semakin besar masalahnya.
Mengenal Bad Problem Statement
Nah, ketika kita sudah tahu apa itu masalah (problem), maka berikutnya kita perlu tahu bagaimana membuat problem statement sebagai basis untuk memecahkan masalah.
Dalam sesi pelatihan, saya seringkali bertanya kepada peserta pelatihan di berbagai perusahaan:
“Apa masalah yang saat ini sedang Anda hadapi?”
Kebanyakan jawabannya adalah seperti ini,
“Saya sedang pusing karena ternyata banyak sekali pemborosan dalam bisnis saya.”
Oke, sekarang kita coba pelajari problem statement di atas. Apakah pernyataan bahwa pemborosan dalam bisnis merupakan suatu problem statement yang baik?
Bagaimana menurut Anda?
Sekarang kita coba kembalikan saja kepada definisi masalah yang ada sebelumnya. Ingat, bahwa masalah itu sebenarnya adalah gap antara hal yang kita harapkan dengan apa yang terjadi saat ini. Sehingga, kalau misalkan kita memiliki masalah bisnis terkait pemborosan, maka ada dua hal yang perlu dijawab. Pertama, bagaimana kondisi ideal yang diharapkan? Kedua, bagaimana kondisi realitanya sekarang?
Apakah kedua jawaban dari pertanyaan itu ada pada problem statement di atas? Jawabannya, tidak. Sehingga bisa saya simpulkan bahwa problem statement di atas adalah bad problem statement. Mengapa bad? Karena kita akan kebingungan untuk memecahkan masalahnya sebagai akibat dari tidak jelasnya apa yang dimaksud boros pada problem statement di atas.
Bagaimana membuat Good Problem Statement?
Baru – baru ini saya selesai mengambil sertifikasi green belt untuk Six Sigma di Six Sigma Academy Amsterdam. Six Sigma adalah sebuah metode problem solving yang banyak dilakukan oleh perusahaan – perusahaan terkemuka di dunia. Pada proses sertifikasi tersebut, saya belajar bahwa sekurang – kurangnya problem statement yang baik itu terdiri dari 5 hal:
- Memiliki tolak ukur yang jelas untuk mengukur gap
- Menunjukkan kondisi yang dialami saat ini
- Menunjukkan kondisi ideal yang diharapkan
- Tidak disertai dengan solusi
- Memiliki dampak nyata jika diselesaikan (impact)
Belajar dari bad problem statement yang sudah kita miliki sebelumnya, sekarang coba kita terapkan kelima hal tersebut. Kita mulai dari tolak ukur. Apa yang digunakan untuk membuat tolak ukur pemborosan? Salah satu tolak ukurnya adalah pengeluaran yang melebihi batas target (toleransi boros) dalam rupiah. Sehingga, tolak ukurnya adalah: pengeluaran di atas batas yang ditetapkan.
Lalu, kita asumsikan bahwa saat ini jumlah pengeluaran yang melebihi ambang batas adalah Rp2 juta. Sementara, kondisi ideal yang diharapkan adalah maksimum pengeluaran yang melebihi ambang batas adalah Rp500 ribu. Apakah dengan ini lebih terlihat gap yang dijelaskan? Ya.
Kriteria berikutnya adalah tidak mengikutsertakan solusi. Mengapa? Karena problem statement itu digunakan sebagai basis mencari penyebab masalah. Jika solusinya sudah diberikan sejak awal, maka kita cenderung akan mengunci solusi tersebut dan tidak berupaya mencari solusi lainnya.
Dan yang terakhir, sebisa mungkin kita menjelaskan dampak yang ditimbulkan apabila kita bisa menyelesaikan masalah tersebut. Sehingga membuat kita semakin termotivasi untuk dapat menyelesaikannya karena tahu aspek why, atau mengapa ini harus diselesaikan.
Sehingga dengan mempertimbangkan kelima hal tersebut, problem statement nya dapat menjadi seperti ini,
“Perusahaan saya saat ini sedang mengalami masalah pemborosan. Adapun jumlah pengeluaran di ambang batas maksimal seharusnya tidak boleh lebih dari Rp500 ribu. Namun selama 6 bulan terakhir, jumlah pengeluaran di ambang batas maksimal sebesar Rp2 juta atau lebih. Dengan mengurangi pemborosan ini, maka diharapkan perusahaan dapat menghemat pengeluaran hingga Rp18 juta per tahun yang dapat digunakan untuk ekspansi bisnis.”
Sekarang coba dicek kembali, apakah problem statement di atas sudah memenuhi 5 kriteria yang tadi sudah disebutkan? Jawabannya, ya! Dengan problem statement di atas kita menjadi tahu dan lebih jelas apa sebenarnya masalah yang dihadapi. Dengan begitu, analisa berikutnya menjadi lebih terarah dan efektivitas solusi yang kita hasilkan pun menjadi lebih mudah untuk diukur.
Oh ya, sebagai penutup. Template problem statement di atas tidak hanya bisa digunakan untuk konteks bisnis, tetapi juga bisa digunakan untuk konteks lainnya (seperti masalah pribadi).
Jika sudah bisa merumuskan problem statement, maka apa selanjutnya? Tentu selanjutnya adalah menganalisa apa penyebab masalah tersebut. Beberapa tulisan saya yang lainnya sudah menjelaskan hal tersebut. Silakan klik artikel ini atau ini untuk mempelajarinya lebih lanjut.
Bagi Anda yang berminat untuk mengundang saya menjadi narasumber Effective Problem Solving dan Decision Making di tempat Anda, silakan kontak saya via LinkedIn atau Instagram.
Salam,
Arry Rahmawan
Leave a Comment