Bagaimana Menyelesaikan Banyak Pekerjaan dengan Cepat dan Efektif?

Setiap Harinya Kita Diberikan Waktu Selama 24 Jam. Bagaimana Kita Menyelesaikan Banyak Pekerjaan dengan Cepat dan Efektif?

Mas Arry, rasanya kok banyak sekali ya pekerjaan yang harus saya selesaikan setiap hari? Waktu 24 jam ini rasanya tidak cukup. Belum lagi kalau ada pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan dan menumpuk. Saya jadi suka stress mas. Bagaimana ya cara menanganinya agar kita bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dengan lebih cepat?

Beberapa hari terakhir ini, saya seringkali mendapatkan pertanyaan konsultasi mengenai bagaimana cara agar kita bisa melakukan lebih banyak hal dalam kehidupan kita sehari – hari. Waktu kita yang hanya 24 jam, mungkin malah terasa kurang. Lalu adakah caranya agar kita bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dengan cepat dan efektif?

Saya beruntung, karena saat sedang ‘berjalan-jalan’ ke Slideshare, saya menemukan sebuah slide presentasi yang dibuat oleh Mbak Feronika Wulandari tentang “How to Work Faster” yang artinya – Bagaimana Bekerja dengan Lebih Cepat. Hari ini, saya ingin berbagi slide tersebut kepada Anda. Berikut ini adalah slide nya.

Bagaimana, apakah Anda sudah mendapatkan pencerahan tentang bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih cepat? Semoga iya, karena dari slide di atas saya sendiri sebenarnya belajar tentang banyak hal. Namun, apabila saya diminta untuk sharing tentang apa yang saya lakukan agar pekerjaan saya sehari – hari menjadi cepat selesai, maka inilah hal – hal yang saya lakukan.

Baca Juga : Ajaran Islam tentang Produktivitas Hidup

Hal – hal yang saya lakukan agar pekerjaan saya cepat selesai

Cara #1 : Bangun Pagi

Saya bersama istri saya, sama – sama komitmen untuk saling mengingatkan agar kita bisa bangun pagi dan tidak tidur lagi setelah subuh. Hal yang kami lakukan adalah menghindari begadang agar bisa bangun lebih awal. Mengapa bangun pagi bisa membuat pekerjaan cepat selesai? Karena dengan bangun di pagi hari beserta tidur yang cukup, pikiran kita akan fresh dan kita bisa melakukan banyak persiapan sebelum bekerja yang membuat mental kita akan lebih siap mengerjakan segala pekerjaan yang ada.

Cara #2 : Tidur Cukup di Malam Hari

Dulu saya pernah punya pemahaman bahwa untuk hidup produktif maka saya harus mengurangi waktu tidur dan istirahat saya. Kenyataannya, justru hal tersebut malah membuat diri saya sakit dan menjadi tidak konsentrasi apabila melakukan pekerjaan sehari – hari. Setelah saya riset ke berbagai jurnal pun, semua menyimpulkan hal yang senada – kekurangan tidur membuat kita mudah lupa, tidak konsentrasi, bahkan menurunkan kesehatan jantung. Hal yang terjadi pada akhirnya adalah banyak pekerjaan yang tidak selesai. Sekarang, saya biasanya tidur selama 4 – 6 jam setiap malam, bangun di pagi hari agar bisa lebih fresh. Alhamdulillah konsentrasi kerja terjaga dan tubuh pun sehat.

Cara #3 : Memiliki To – Do List Harian

Saya bersama istri saya, Melinda memiliki daftar to – do list pekerjaan yang saling kita share dengan aplikasi Wunderlist. Saya merekomendasikanya karena tampilannya yang unik dan sederhana, selain itu bisa digunakan oleh lebih dari satu pengguna dan saling berbagi apa to – do list mereka. Selain itu, tersedia juga untuk aplikasi mobile maupun desktop dan keduanya saling terhubung dengan sinkronisasi.

Bagi yang belum familiar, To-Do List adalah daftar pekerjaan penting apa yang harus kita selesaikan di hari ini. Tidak perlu banyak – banyak, cukup selesaikan 2 – 5 hal yang paling penting di hari itu. Apabila masih ada waktu, maka kita bisa beralih ke pekerjaan lainnya. Yang penting, semua pekerjaan yang penting – penting sudah diselesaikan.

Baca Juga : How to Work Less and Get More Done

Cara #4 : Menagktifkan ‘Focus Mode’

Focus Mode adalah sebuah cara yang sering saya dan istri saya gunakan apabila sedang mengerjakan suatu pekerjaan yang memerlukan perhatian / atensi otak yang tinggi. Maka dari itu, saya biasa menggunakan apa yang namanya ‘Focus Mode’. Cara menggunakannya:

• Matikan atau jauhkan hal yang dapat mengganggu – misalnya mematikan internet atau handphone
• Bekerja dengan fokus selama 25 – 30 menit tanpa jeda
• Kemudian istirahat selama 5 menit (break) – umumnya stretching kecil atau makan snack
• Nyalakan handphone dan balas pesan penting yang masuk selama 5 menit
• Kemudian masuk lagi ke mode fokus, kerjakan pekerjaan selama 25 – 30 menit tanpa jeda
• Istirahat selama 5 menit lagi, dan begitu seterusnya.

Bekerja dengan focus mode membuat saya sangat terbantu terutama untuk menulis artikel – artikel blog, menulis naskah buku, membuat materi pelatihan, yang sekiranya memang membuatuhkan fokus kerja otak yang tinggi. Focus mode inilah sebenarnya cara mengapa saya bisa menulis artikel sepanjang 1,000 kata dalam waktu kurang dari 1 jam.

Adapun jam istirahat panjang, diberlakukan saat waktu dzuhur tiba (12.00 – 13.00) dan waktu ashar (15.30 – 16.00). Dengan cara masuk ke mode fokus, kita dapat meningkatkan capaian kerja kita.

Baca Juga : Apa Fokus Hidup Kita?

Cara #5 : Mengetahui Pekerjaan yang Prioritas

Saya pernah dinasihati oleh guru saya,

orang yang produktif sudah pasti sibuk, namun orang yang sibuk belum tentu produktif.

Pandangan saya tentang hidup produktif jadi terbuka. Tadinya, saya pikir hidup produktif itu artinya hidup yang sibuk. Namun, saya salah. Hidup produktif maksudnya adalah melakukan hanya hal – hal penting dalam hidup.

Saya membagi jenis pekerjaan menjadi 3:

• Waste : Yaitu sebuah pekerjaan yang apabila dikerjakan hanya membuang waktu dan tidak menghasilkan manfaat apapun. Misal : menunggu orang atau menunggu sampai ke tempat tujuan
• Good Work : Yaitu sebuah pekerjaan penting positif yang memberikan nilai tambah apabila dikerjakan. Misal : membaca buku/koran, bersedekah.
• Masterpiece : Yaitu sebuah pekerjaan di mana kita melibatkan penuh diri kita di dalamnya dan berusaha menghasilkan karya – karya yang terbaik dalam hidup kita. (Kalau saya) misal : menulis buku Studentpreneur Guidebook atau membuat materi untuk seminar dan training.

Gunakan waktu harian Anda untuk mengerjakan hanya Masterpiece dan Good Work. Hindari mengerjakan hal – hal yang membuang waktu (waste), sehingga kita dapat menghemat banyak waktu kita dan mengalihkannya kepada hal – hal yang lebih baik.

Kelima cara itulah yang biasa saya lakukan sehari – hari untuk membuat (banyak) pekerjaan saya menjadi lebih cepat selesai.

Baca Juga : Bagaimana Memprioritaskan Aktivitas Hidup

Bagaimana dengan Anda? Apakah Anda memiliki tips lain untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif?

Yuk, saling berbagi melalui kotak komentar di bawah. Semoga bermanfaat dan salam Indonesia Produktif!